Pentingnya Rapat Serikat Pekerja

Rapat Serikat Pekerja  adalah hal yang sangat penting dalam kehidupan berserikat/berorganisasi. Ini merupakan sarana komunikasi dan koordinasi antara anggota dan pengurus dalam penyampaian informasi hasil perjuangan organisasi, evaluasi dan kajian tentang program yang akang dilaksanakan.

Mengapa Anda perlu mengadakan rapat?

Ada sejumlah alasan mengapa Anda perlu menyelenggarakan rapat: 

• Untuk memberikan informasi kepada anggota mengenai perkembangan-perkembangan terakhir dan prestasi yang telah dicapai serikat pekerja/serikat buruh selama ini.
• Memberikan kesempatan kepada anggota untuk menyampaikan pendapat dan pandangan-pandangannya
• Memberikan informasi kepada anggota tentang rencana di masa yang akan datang serta masalah-masalah yang dihadapi serikat pekerja/serikat buruh saat ini

Bagaimana menyelenggarakan rapat?

Ambil saat yang tepat untuk menginformasikan kepada anggota-anggota serikat pekerja/serikat buruh tentang rencana Anda untuk menyelenggarakan rapat. Salah satu cara yang paling efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan mengirimkan surat edaran yang merinci: 

• Tipe rapat/ pertemuan yang akan diselenggarakan – formal atau informal?
• Tanggal dan jam pertemuan dilangsungkan
• Tempat di mana pertemuan akan dilangsungkan
• Agenda rapat

Rapat formal 

Pertemuan yang bersifat formal diselenggarakan mengikuti aturan prosedur yang sudah ditetapkan. Di semua serikat pekerja/serikat buruh, aturan-aturan ini pada dasarnya kurang lebih sama. Agenda Rapat Serikat Pekerja dapat terdiri dari hal-hal berikut: 

• agenda rapat (daftar dan jadwal acara serta topik-topik yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut)
• notulen hasil rapat sebelumnya
• pokok bahasan yang berasal dari notulen hasil rapat sebelumnya
• korespondensi (urusan surat-menyurat)
• laporan sekretaris
• laporan keuangan 
• masalah atau hal yang bersifat penting dan serius yang perlu diajukan tetapi yang tidak tercantum dalam agenda rapat (kalau ada)
• mosi (usul yang diajukan secara resmi untuk dibahas dan diputuskan untuk diterima atau ditolak melalui suatu pemungutan suara) 
• tanggal pertemuan berikutnya

Pertemuan informal

Dilakukan ketika rehat kopi atau istirahat makan siang untuk membahas masalah yang perlu dibicarakan.

Setiap pertemuan/ rapat, baik informal maupun  formal, sebaiknya diselenggarakan di ruangan atau tempat yang luas dan tidak bising.

Membuat Notulen

Notulen berisi catatan mengenai seluruh pembicaraan yang dilakukan dalam suatu pertemuan atau rapat. Notulen dapat berisi ikhtisar laporan, perdebatan-perdebatan yang timbul dalam rapat dan keterangan-keterangan lain. Notulen harus berisi catatan yang jelas mengenai keputusan yang diambil.

Biasanya hanya hal-hal yang penting saja yang dapat dicatat ketika suatu pertemuan berlangsung. Notulen sebaiknya dibuat secepat mungkin setelah pertemuan berakhir pada saat rincian jalannya pertemuan masih segar dalam ingatan.

Notulen

Notulen merupakan catatan ringkas tentang hasil pembicaraan dan keputusan yang diambil anggota dalam suatu pertemuan. Notulen merupakan jembatan penghubung antara suatu pertemuan dengan pertemuan berikutnya. 

Sekretaris membuat notulen selama pertemuan berlangsung. Notulen harus dicetak dan diedarkan kepada anggota.

Suatu notulen dapat diterima, dikoreksi, sengaja dibuat tidak lengkap atau disetujui 

• Bila suatu notulen  diterima, berarti notulen itu diterima ketika diserahkan.
• Bila suatu notulen  dikoreksi , berarti kata-kata yang salah dieja dalam notulen itu diperbaiki atau notulen itu ditulis ulang bila notulen tersebut ternyata tidak dengan akurat mencatat apa yang telah dibicarakan. 
• Suatu notulen dapat  sengaja dibuat tidak lengkap bila ada kata-kata atau pernyataan-pernyataan yang dikeluarkan pada waktu pertemuan berlangsung yang dengan sengaja tidak dimasukkan atau tidak dicatat di notulen tersebut. 
• Bila suatu notulen  disetujui , berarti notulen itu dinyatakan sah dan diterima sebagai catatan yang akurat mengenai jalannya pertemuan untuk nantinya digunakan sebagai acuan pada pertemuan yang akan datang. 

Pokok bahasan yang berasal dari notulen sebelumnya

Hal ini mencakup usulan atau saran yang telah diberikan dalam notulen sebelumnya, yang sudah pernah dibahas, atau pokok bahasan yang telah dibahas dalam notulen sebelumnya tetapi sekarang telah mengalami perkembangan baru. 

Pokok bahasan yang berasal dari notulen sebelumnya dapat dikemukakan sekedar untuk informasi dan laporan saja, tidak untuk dibahas lagi. 

Korespondensi

Sekretaris mengumumkan kepada anggota semua surat yang telah diterima sejak diselenggarakannya pertemuan/ rapat terakhir mengenai masalah-masalah yang dihadapi serikat pekerja untuk dibahas dan dilaksanakan.

Mudah - mudahan informasi tentang Rapat Serikat Pekerja ini bisa menambah pengetahuan pekerja dan menjadi motivasi untuk tetap selalu menjaga soliditas dan solidaritas yang menjadi kunci kekuatan pekerja dalam perjuangan meraih hak - hak normatifnya.
Sebagai bentuk layanan buat rekan - rekan pekerja, silahkan berkomunikasi dengan Informasi Pekerja Kota Tasikmalaya melalui sms di 08970020050 dan BBM di 768E7968.